Branche, Hintergrund, Naturkosmetik

Ein Blick hinter die Kulissen der Vivaness

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In genau zwei Wochen ist es wieder soweit: Die Vivaness öffnet in Nürnberg ihre Türen. Ich freue mich schon sehr darauf – auch wenn ich weiß, dass die vier Tage auf der Fachmesse wieder anstrengend werden. Aber eben auch inspirierend! Einen meiner typischen Messetage habe ich im letzten Jahr in diesem Post beschrieben.

Im Dezember hatte ich die tolle Gelegenheit, ein bisschen hinter die Kulissen der Vivaness blicken zu können. Für alle, denen der Begriff Vivaness nichts sagt: Es handelt sich dabei um die internationale Fachmesse für Naturkosmetik, die jährlich im Verbund mit der BioFach stattfindet. Auf dem großen Messegelände ist die Vivaness hauptsächlich in der Halle 7A beheimatet, insgesamt präsentieren sich dort um die 200 Aussteller.

Habt ihr euch schon mal gefragt, was die Mitarbeiter der Messe Nürnberg das ganze Jahr über machen, wenn nicht gerade Messezeit ist? Und wie die Vivaness auf die Füße gestellt wird? Für die Recherche habe ich mich zur Messe Nürnberg begeben (Foto oben). So leer hatte ich das Messegelände noch nie gesehen, da ich sonst nur zur Messezeit vor Ort bin.

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Begrüßt wurde ich von Barbara Böck, der Referentin für Public Relations der BioFach/Vivaness, die sich den ganzen Nachmittag Zeit für mich genommen hat. In den Gebäudeteilen rechts und links des Eingangs der Messe befinden sich die Büros der MitarbeiterInnen. Auch eine Kantine gibt es, in der auch ein Bioessen für die ungefähr 400 Mitarbeiter der Messe Nürnberg angeboten wird.

Udo Funke ist der Veranstaltungsleiter der BioFach/Vivaness und für die konzeptionelle und strategische Entwicklung der Messe zuständig. Sein Kernteam besteht aus 9 Mitarbeitern, er greift jedoch insgesamt auf ungefähr 25-30 Mitarbeitern zurück, die bei der Messe Nürnberg beschäftigt sind. Sein Motto lautet: Nach der Messe ist vor der Messe! Gleich nach der Vivaness wird das Konzept und das Budget für die Veranstaltung im nächsten Jahr abgesteckt.

Die Ausstellerakquise des Vertriebsteams beginnt ebenfalls bereits ab dem Frühjahr: Angesprochen werden dabei z.B. Naturkosmetikfirmen, Rohstoffhändler, Verpackungshersteller oder der Großhandel; zum größten Teil kommen die Aussteller aus Deutschland, Frankreich und Italien. Die Anmeldeunterlagen müssen bis Oktober abgegeben werden, dann erfolgt die Vergabe der Standplätze.

Zugelassen werden auf der Vivaness ausschließlich Naturkosmetikfirmen, die die Kriterien der Vivaness erfüllen. Am einfachsten ist es, wenn die Produkte eines der anerkannten Siegel wie BDIH, Natrue oder Demeter tragen. Falls sie das nicht tun, prüft Kristina Steiger, eine Mitarbeiterin des Teams BioFach/Vivaness die INCI-Deklarationen der einzelnen Produkte. Diese Kriterien werden jährlich neu mit Experten diskutiert und überarbeitet. Untersagt sind z.B. der Komplexbildner EDTA, Silikone oder halogenorganische Verbindungen. Durch diese Kontrolle kann sich der Besucher darauf verlassen, dass an den Ständen ausschließlich echte Naturkosmetik gezeigt wird. Falls euch alle Kriterien interessieren, sie werden in den Anmeldeunterlagen genau beschrieben.

Die MitarbeiterInnen des Messeservices kümmern sich dann schon um die Erstellung der Eintrittskarten, der Flyer und der Werbeartikel auf der Messe, außerdem wird die Business Lounge organisiert – und der Standbau gehört ebenfalls zu den Aufgaben.

Im Jahreslauf steht ab Herbst nicht mehr die Akquise der Aussteller im Vordergrund, sondern die der Messebesucher. Dazu hält Pressereferentin Barbara Böck (auch internationale) Pressekonferenzen ab oder gibt Presseinformationen für Fachmagazine heraus. Als Zielgruppe hat man z.B. inhabergeführte Parfümerien, Apotheken, Naturdrogerien oder den Naturkosthandel im Auge. Kurz vor der Messe führt Barbara Böck noch den Medientag durch, am ersten Tag der Messe folgt die Pressetour mit ihr.

Auch online werden die Aktivitäten der Messe über das ganze Jahr hinweg begleitet. Susanne Franz steht hinter dem Online-Magazin Oneco (für das ich auch schon schreiben durfte) und sorgt für die digitalen Auftritte der Messe auf Facebook, Twitter, Google+ und Youtube. Die Ansprache von Bloggern findet sie wichtig, da sie diese als Multiplikatoren und interessante Gesprächspartner wahrnimmt – deswegen organisiert sie zusammen mit Manja Rupprecht auch das Bloggertreffen der BioFach/Vivaness.

Organisiert werden müssen im Laufe des Jahres auch die sogenannten Highlights der Vivaness: Im Bereich der Breeze werden neue und trendige Marken vorgestellt, im Bereich der Novelties die Neuheiten aus der Naturkosmetik gezeigt. Außerdem wird das Programm des Kongresses erstellt, der parallel zum Messegeschehen abläuft. Neu ist in diesem Jahr das Meet&Talk Sofa der Vivaness, in dem täglich Experten für etwa eine Viertelstunde zu einem bestimmten Thema sprechen. Ich darf hier schon mal verraten, dass ich auch dabei bin, worüber ich mich sehr freue.

Vom 12.2. bis 15.2.2014 geht es dann wieder los! Die Messe ist ausschließlich für Fachbesucher geöffnet, ein Tagesticket kostet 36 EUR, ein Dauerticket 53 EUR (im Online-Vorverkauf bis 4.2. nur 29 EUR bzw. 36 EUR).

Vielen herzlichen Dank an Barbara Böck, die den Tag bei der Vivaness für mich organisiert hat! Und mein Dank geht auch an Udo Funke, Kristina Steiger und Susanne Franz, die sich Zeit für mich genommen haben. Die Links, die ich oben unter die Namen der Mitarbeiter der BioFach/Vivaness gelegt haben, führen übrigens zum Onlinemagazin Oneco, das in einer interessanten Serie einige Mitarbeiter der BioFach/Vivaness porträtiert hat.

Ich hoffe, der Blick hinter die Kulissen der Vivaness war interessant für euch! Für mich ist es immer sehr spannend, neue Berufsbilder und Tätigkeiten kennenzulernen. Geht ihr beruflich öfter auf Messen, und stehen da auch bald wieder Besuche an? Und die Fachbesucher unter euch, schon aufgeregt und gespannt auf den Besuch der Vivaness?

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26 thoughts on “Ein Blick hinter die Kulissen der Vivaness
  • Testgitte70 sagt:

    Huhu Julia,
    ein super interessanter Bericht.
    Ich würde auch sehr, sehr gerne die Vivaness besuchen, jedoch bin ich kein Fachbesucher und außerdem krankheitsbedingt eh nicht mobil :( Umso mehr freue ich mich schon auf deine Berichte und was es neues auf dem Markt geben wird. Darfst du schon verraten über was du einen Vortrag halten wirst ?

    LG Brigitte

    • beautyjagd sagt:

      Ein richtiger Vortrag wird das nicht, eher ein Gespräch! Grob wird es um Naturkosmetik im Netz gehen – ich werde natürlich berichten.

  • Mexicolita sagt:

    Danke für diesen spannenden Spaziergang hinter die Kulissen.
    Generell finde ich die Planung, Zusammenführung von Gewerken und Organisation von „Veranstaltungen“ solcher Größenordnung wirklich beachtlich, denn da gehört einiges dazu und im Vorfeld müssen so einige Fäden gezogen werden, was dem Besucher im eigentlichen Messebetrieb dann gar nicht mehr so auffällt.
    Dieses „Hinter den Kulissen“-Spiel kenne ich von meiner Arbeit auf Festivals und finde es immer wieder aufs Neue aufregend und immer wieder ist es schlichtweg eine organisatorische Meisterleistung. ,)

    Besonders spannend für mich ist natürlich, was Breeze und Novelties an interessanten Neuerungen zu bieten haben werden. Ich muss zwar noch abwarten und Tee trinken, da ich noch keine Rückmeldung für die Akkreditierung erhalten habe, freue mich aber riesig auf alle Naturkosmetik-Neuigkeiten, egal ob live und in Farbe vor Ort oder in den Nachberichten zur Vivaness vor dem Bildschirm.

    Liebstn Gruß!

    • beautyjagd sagt:

      Oh ja, Festivals sind auch so eine Veranstaltung, an der schon das ganze Jahr über gewerkelt wird, damit dann alles glatt über die Bühne geht. Un dich bin auch sehr gespannt auf die Neuheiten :)

  • Julchen sagt:

    Danke für diesen Blick hinter die Kulissen, es ist interessant zu sehen wie viel Arbeit in solch einer Messe steckt und wie die Vorbereitungen genau ablaufen.

    Ich war bisher nur auf der Buchmesse in Frankfurt, diese ist ein natürlich ein wunderbarer und spannender Ort für jede Leseratte. Morgens fährt mein Zug am Messegelände in Frankfurt vorbei und schon früh sieht man, dass da eigentlich jeden Tag gearbeitet wird, egal ob im Büro oder auf der Außenanlage.

    Auf der Vivaness war ich noch nie, ich glaube auch nicht, dass es dieses Jahr klappen wird, ich stelle mir die Messe aber als tollen Ort vor und freue mich schon auf Berichte.

  • Oh wie schön, so einen Blick hinter die Kulissen finde ich ja super spannend! Ich finde es immer krass, was für ein logistischer und organisatorischer Aufwand hinter solch einer Veranstaltung steckt… Das ist echt beeindruckend :-)

    Hihi, außerdem freue ich mich wie blöd, dass ich dieses Jahr dabei bin! Um deine Frage zu beantworten, ich bin tierisch aufgeregt und gespannt! Bisher war ich nur privat auf einer Messer, beruflich noch nicht. Bisher steht für dieses Jahr auch nur die Vivaness an.

    Liebe Grüße,
    Kleines Gehopse

  • Danke für diesen interessanten Einblick hinter die Kulissen.
    Die letzte Messe auf der ich war, war der Heldenmarkt in Stuttgart. Eine wirklich tolle Messe zum Thema Nachhaltigkeit, die übrigens im März in München stattfinden wird.

    Liebe Grüße :)

    • beautyjagd sagt:

      Auf einen der Heldenmärkte möchte ich auch mal gehen, das habe ich bisher noch nicht geschafft. Danke für den Hinweis mit München!

  • Lea sagt:

    Ich liebe Einblicke hinter die Kulissen (wo die ganzen Helferlein am werkeln sind^^) und bin schon sehr gespannt afu deine Eindrücke!

    Schade nur, dass die Messe nur für Fachbesucher ist! Es wäre doch toll, wenn sich manche Firmen auch den Verbrauchen präsentieren könnten (um die NK weiter zu verbreiten).

    Liebe Grüße
    Lea.

    • beautyjagd sagt:

      Eine Naturkosmetik-Messe für Verbraucher, bei der man nach Herzenslust einkaufen könnte, das fände ich auch toll (denn auf der Vivaness kann man nichts kaufen, nur angucken).

  • AD sagt:

    Mal wieder eni interessanter Bericht – ich fühle mich „ganz zu Hause“ wenn ich das lese, habe ich doch selbst Veranstaltungskauffrau gelernt und in meinem Ausbildungsbetrieb – der auch gleichzeitig zu einer Messehalle umgebaut werden konnt – selbst Messen mitorganisiert.
    Ich liebe Messen und alles, was mit Ihnen zu tun hat – ob nun selbst als Organisator oder als Besucher.
    Ganz besonders freue ich mich, dieses jahr endlich das erste mal auf die Vivaness gehen zu dürfen :)))

    • beautyjagd sagt:

      Du hast Messen auch organisiert, toll! Und wie schön, dass Du auf der Vivaness bist. Wenn Du mich siehst, sprich mich doch einfach an, ich freu mich :)

  • Sandra sagt:

    Hallo,

    sehr schöner Bericht! Auf Messen geh ich unheimlich gerne, ich weiß gar nicht warum. :o) So ein Tag hinter den Kulissen würde ich auch nur zu gerne mal machen. Hatte mir das schon schön vorgestellt und nach deiner Schilderung würd ich am liebsten hin fahren.

    Gibts so eine Messe eigentlich auch für alle?

    • beautyjagd sagt:

      Leider kenne ich keine Naturkosmetik-Verbrauchermesse, das wäre aber toll :)

      • Ruth sagt:

        Es ist grundsätzlich irritierend, ja ein Anachronismus, dass in Zeiten des Crowdsourcing die Endverbraucher von der Messe so ausgesperrt werden. Diese alte Vertriebsschiene Großhandel-Einzelhandel-Endverbraucher funktioniert zwar noch, ist aber längst nicht mehr exklusiv, sondern ko-exisitiert mit anderen, digitalen Vertriebswegen. Dem sollte Rechnung getragen werden. Ich finde, es sollte zumindest einen Tag geben, wo sich die Messe auch den EndverbraucherInnen öffnet. Wie ich gerade von meinen Mann höre, der sich bei internationalen Messen auskennt, ist etwa in Amerika – Nord- wie Süd –, so ein „public day“ bei Messen durchaus üblich.

      • beautyjagd sagt:

        So einen Publikumstag gibt es ja mittlerweile auch hier bei einigen Messen. Das wäre wahrscheinlich auch eine Idee für die Vivaness, denn Fachbesucher und Endkonsumenten haben grundsätzlich ja schon unterschiedliche Ansprüche an eine Messe (die Händler machen dort ja ihre Bestellungen etc).
        Und ja, kleine Marken können sich heute auch ganz anders als auf einer Messe präsentieren und das Internet nutzen. Kostenlos ist das natürlich auch nicht, erfordert ebenfalls viel Zeit, Knowhow und Energie.

  • Ruth sagt:

    Ich habe es nach Anlaufschwierigkeiten geschafft auf der Vivaness-Homepage, zu den Produktneuheiten vorzudringen. Mein Eindruck: Das wird eine ziemlich spannende Messe. Freue mich schon auf Deinen Bericht!

    • beautyjagd sagt:

      Ja, auf die Neuheiten freue ich mich auch schon – und auf alle die Gespräche mit den Menschen, die ebenfalls auf der Messe unetrwegs sind oder dort ausstellen!

  • queenie sagt:

    Da ich früher selbst auf Messen zugange war, also arbeitstechnisch gesehen, haben sie für mich nur wenig Glamouröses, auch wenn ich die Zeiten nicht missen möchte (Popkomm in Köln, das waren noch Zeiten!). Messen sind schon eine Welt für sich, das stimmt. Und man denkt manchmal gar nicht drüber nach, was da alles auch vorher und nachher an Arbeit nötig ist, um alles am Rollen zu halten…

    Die Vivaness finde ich aber sehr interessant, und ich bin sehr gespannt, was Du berichten wirst. Schade, dass es dort keinen Publikumstag gibt, als Fachbesucherin gehe ich leider nicht durch! :-)

    Liebe Grüße, Queenie

    • beautyjagd sagt:

      Ah, die Popkomm in Köln, ich erinnere mich ebenfalls – zu der Zeit hab ich ja auch schon in Köln gewohnt! Aber ich hab mich eher für das musikalische Begleitprogramm interessiert 😉

  • ida* sagt:

    Ach schön, ich mag deine Hintergrund-Berichte sehr – danke dafür! Es ist echt Wahnsinn, was für eine organisatorische Meisterleistung eine Messe ist! Mir persönlich reicht schon der Aufwand beim Planen/Organisieren einer größeren Geburtstagsfeier. *lach

    Ich bin beruflich dieses Jahr wieder auf der ITB in Berlin, darauf freue ich mich schon. Am schönsten waren für mich aber bislang die Fachbesuchertage auf der Frankfurter Buchmesse – der wahrgewordene Büchertraum schlechthin. 😉

    Liebe Grüße,
    Ida

    • beautyjagd sagt:

      ITB und Büchermesse, das ist aber eine sehr schöne Kombi :)
      Und danke für das Kompliment zu den Hintergrundberichten, ich schreibe sie auch sehr gern – ist einfach mal was anderes als eine Review.

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